Accompagnement assurance & sinistres avec Nova Clean Sinistres

Déclarer un sinistre à son assurance étape par étape

Lorsqu’un incendie, une inondation ou un dégât des eaux survient, les premières heures sont souvent confuses. Pourtant, ce qui sera fait dès le départ conditionne la prise en charge par l’assurance et la rapidité du retour à la normale. Nova Clean Sinistres intervient pour remettre les locaux en état, mais aussi pour aider à structurer toutes les démarches auprès de votre assureur, que vous soyez un particulier, un syndic, une entreprise ou un gestionnaire de parc immobilier.

Première réaction après le sinistre

Dès que la sécurité des personnes est assurée et que les secours ont été prévenus si nécessaire (pompiers, forces de l’ordre), il est important de :

Limiter au maximum l’aggravation des dommages (couper l’eau, l’électricité si besoin, sécuriser les accès).
Documenter l’état des lieux avec des photos et vidéos, sans déplacer ou jeter les éléments endommagés si cela ne présente aucun danger.
Rassembler les premiers documents utiles : contrat d’assurance, numéros de police d’assurance, coordonnées de l’agent ou du courtier.

Ces actions simples montrent à l’assurance que tout a été fait pour préserver le bien et permettent d’objectiver les dommages.

Prendre contact avec l’assurance dans les délais

Dans la plupart des contrats d’assurance habitation ou multirisque professionnelle, la déclaration doit être faite très rapidement. En pratique, il est recommandé de contacter son assurance dès que possible, puis d’envoyer une déclaration formelle écrite (mail, espace client en ligne ou courrier recommandé selon les canaux acceptés par votre assureur).

Lors de ce premier échange, vous pouvez déjà :

Indiquer le type de sinistre (incendie, dégât des eaux, inondation, fumées, vandalisme, etc.).
Donner la date et l’heure approximative des faits.
Préciser s’il y a eu intervention des pompiers ou des forces de l’ordre.
Signaler si les locaux sont toujours occupables ou non (inhabitables, impossibilité de travailler, locaux fermés au public).

Nova Clean Sinistres peut vous assister en vous fournissant un premier état des lieux technique qui facilitera vos échanges avec le gestionnaire de sinistre de votre compagnie.

Rédiger une déclaration de sinistre claire

La déclaration doit être structurée, factuelle et aussi précise que possible. Elle doit mentionner notamment :

Vos coordonnées complètes et le numéro de police d’assurance.
L’adresse exacte du lieu du sinistre.
La nature de l’événement (origine supposée d’un dégât des eaux, source d’un départ de feu, remontée d’eau, refoulement, etc.).
Les dégâts visibles : murs, sols, plafonds, mobilier, matériel informatique, marchandises, archives, etc.
Les conséquences immédiates : impossibilité d’exploiter les locaux, interruption d’activité, relogement d’urgence, fermeture administrative, etc.

L’objectif est de permettre à l’assureur de comprendre rapidement l’ampleur de la situation pour déclencher si besoin l’expertise et les mesures d’urgence.

Obtenir une prise en charge efficace de votre sinistre

La prise en charge par l’assurance repose sur le contrat, les garanties souscrites et la qualité du dossier présenté. Nova Clean Sinistres contribue à cette étape en produisant des rapports techniques détaillés sur l’état des locaux et les travaux nécessaires.

Vérifier les garanties de votre contrat

Avant d’engager des démarches, il est utile de relire ou de faire relire votre contrat d’assurance pour identifier :

Le type de contrat (habitation, multirisque professionnelle, multirisque immeuble, etc.).
Les garanties incluses : incendie, dégât des eaux, événements climatiques, catastrophe naturelle, responsabilité civile, pertes d’exploitation, assistance, etc.
Les exclusions éventuelles (manque d’entretien, certains types de dommages, plafonds par objet ou par pièce, etc.).
Le montant des franchises.

Cette lecture permet d’ajuster vos attentes et de préparer les bons justificatifs. En cas de doute, il est possible de solliciter l’agent, le courtier ou le gestionnaire de sinistre de votre compagnie.

Rôle de l’expert d’assurance

Dans les sinistres significatifs, l’assureur mandate souvent un expert. Sa mission est d’évaluer la cause, l’ampleur des dommages et le montant de l’indemnisation. Sa visite est une étape clé.

Pour préparer ce rendez-vous, Nova Clean Sinistres peut :

Réaliser un diagnostic technique complet des locaux (traces d’humidité, suie, odeurs, détériorations de matériaux).
Proposer un plan de remise en état : nettoyage après sinistre, décontamination, assèchement, traitement des odeurs, travaux complémentaires à envisager.
Fournir des devis détaillés poste par poste, permettant à l’expert de mesurer le coût réel de la remise en état.

Lors de l’expertise, il est utile de disposer de toutes les pièces justificatives : factures, listes de biens, photos avant/après, rapport d’intervention de Nova Clean Sinistres, éventuellement des attestations d’artisans ou de prestataires techniques.

Obtenir un accord de prise en charge

La prise en charge se matérialise généralement par :

Un rapport de l’expert avec évaluation des dommages.
Une proposition d’indemnisation ou une validation de devis.
Un accord sur la prise en charge de certaines prestations (nettoyage, décontamination, assèchement, remise en état des surfaces, remplacement de matériaux, parfois mobilier ou matériel).

L’intervention d’un prestataire spécialisé comme Nova Clean Sinistres aide à clarifier les coûts nécessaires à une remise en état durable, ce qui limite les contestations et les allers-retours avec l’expert.

Les éléments à fournir à l’assurance pour un dossier solide

Un dossier complet accélère le traitement du sinistre. Plus les informations sont structurées et vérifiables, plus il est simple pour l’assurance de se positionner.

Les informations de base sur le sinistre

À minima, votre assureur attend :

La déclaration de sinistre rédigée.
La date, l’heure et le lieu de l’événement.
Le contexte : intempéries, rupture de canalisation, défaut d’équipement, fuite chez un voisin, incendie électrique, etc.
Le numéro de contrat et la qualité de l’assuré (propriétaire, locataire, bailleur, syndic, entreprise).

Ces éléments servent de socle juridico-administratif à votre dossier.

Les justificatifs matériels des dommages

Pour appuyer la réalité des dommages, il est recommandé de fournir :

Des photographies et vidéos datées montrant les pièces, les matériaux, les équipements touchés.
Des factures d’achat ou de remplacement pour les biens endommagés (mobilier, matériel informatique, machines, stocks).
Une liste chiffrée des biens perdus ou détériorés, avec valeur estimée et date d’acquisition lorsque c’est possible.
Des factures de travaux antérieurs (rénovation récente, installation de systèmes) qui montrent la valeur initiale des aménagements.

Nova Clean Sinistres peut compléter ces justificatifs avec des constats techniques illustrés par des photos avant et après intervention.

Les devis et rapports techniques

Pour permettre à l’assurance d’estimer précisément les coûts :

Devis détaillés des prestations de nettoyage après sinistre, décontamination, assèchement technique, remise en état des surfaces.
Rapports d’intervention de Nova Clean Sinistres précisant la nature des dommages observés, les méthodes utilisées et les préconisations pour la suite.
Devis d’autres corps de métier si nécessaire (électricien, plombier, menuisier, peintre, chauffagiste).

Plus le chiffrage est argumenté et documenté, plus l’accord de prise en charge a de chances d’être rapide et conforme aux besoins réels.

Les documents spécifiques aux professionnels

Pour les entreprises, commerces, bureaux, hôtels, restaurants, structures médicales ou industrielles, certains documents supplémentaires peuvent être demandés :

Bilan des pertes d’exploitation ou des pertes de chiffre d’affaires liées à l’interruption d’activité.
Contrats de location ou de bail commercial.
Plans des locaux, notices techniques des équipements.
Procédures internes de sécurité ou registres d’entretien de certains systèmes (sprinklers, détection incendie, ventilation, etc.).

Nova Clean Sinistres tient compte des contraintes d’exploitation et de la continuité de service (accueil du public, production, soins) pour proposer des solutions adaptées.

Les délais légaux et contractuels à respecter

Les délais sont un point essentiel dans la gestion d’un sinistre. Un retard de déclaration ou d’envoi de documents peut compliquer la prise en charge.

Déclaration du sinistre

Les contrats d’assurance prévoient généralement :

Pour la plupart des sinistres courants (dégâts des eaux, incendie, bris de glace, etc.) : un délai de quelques jours ouvrés à compter du moment où vous avez eu connaissance du sinistre.
Pour certains événements spécifiques (par exemple, certains vols) : un délai plus court, parfois assorti de l’obligation de déposer une plainte auprès des autorités.
En cas d’événement reconnu en « catastrophe naturelle » : les délais peuvent être encadrés par des textes spécifiques et par l’arrêté de catastrophe naturelle publié au Journal officiel.

Il est prudent de vérifier ces délais dans votre contrat et de respecter une marge de sécurité, en déclarant le sinistre sans attendre.

Prescription des actions

Au-delà des délais de déclaration, la loi prévoit un délai de prescription au-delà duquel les actions contre l’assureur peuvent être irrecevables. Dans la plupart des cas, ce délai se compte en années à partir de la date de l’événement ou de la date de connaissance du sinistre.

Même si ces délais semblent lointains, il est préférable de ne pas laisser un dossier en suspens. Nova Clean Sinistres accompagne ses clients dans la constitution de dossiers structurés, pour avancer au bon rythme et limiter les risques de blocage.

Délai d’indemnisation

Les délais de versement des indemnités varient selon :

La nature du sinistre.
La complexité des dommages.
La nécessité ou non d’une expertise.
La production complète des pièces demandées.

Un dossier complet, appuyé par des rapports techniques clairs, permet souvent d’accélérer les décisions. La qualité du rapport d’intervention de Nova Clean Sinistres joue ici un rôle déterminant.

L’importance du rapport d’intervention de Nova Clean Sinistres

Le rapport d’intervention est un document central pour l’assureur, l’expert, le propriétaire, l’occupant et les différents intervenants. Il décrit dans le détail ce qui a été constaté et ce qui a été réalisé, et il trace la chronologie des actions mises en place.

Contenu du rapport d’intervention

Un rapport d’intervention sérieux comporte notamment :

Les informations générales : date, adresse, contexte du sinistre, type de locaux (habitation, bureaux, commerce, industrie, parties communes, etc.).
La description des dégâts constatés : suie, odeurs, eau stagnante, humidité dans les murs, matériaux imbibés, déformations, risques sanitaires potentiels.
Les mesures d’urgence mises en œuvre : pompage, assèchement, ventilation, mise en sécurité de certains espaces, protection du mobilier, tri et évacuation des déchets.
Les méthodes de nettoyage et de décontamination utilisées, avec les zones traitées.
Les préconisations complémentaires : travaux à prévoir, nécessité de contrôles techniques (électricité, gaz, structure), éventuelle surveillance de l’humidité résiduelle.

Ce document sert de base technique pour les décisions de l’expert et de l’assureur.

Apport du rapport pour la prise en charge

Pour l’assurance, ce rapport présente plusieurs avantages :

Il atteste de la réalité et de la gravité des dommages constatés.
Il montre que les mesures conservatoires ont été prises rapidement pour limiter l’aggravation du sinistre.
Il chiffre les interventions déjà réalisées et celles à programmer.
Il facilite la comparaison entre différentes solutions techniques proposées par les prestataires.

Pour le client (particulier ou professionnel), le rapport d’intervention de Nova Clean Sinistres constitue un support précieux pour défendre ses intérêts en cas de discussion sur le périmètre des travaux ou sur les montants proposés.

Traçabilité et transparence

Au-delà de l’aspect financier, le rapport participe à la transparence de la gestion du sinistre :

Il constitue un historique des interventions, utile en cas de revente, de contrôle ou de demande ultérieure.
Il permet de justifier certaines décisions (remplacement plutôt que simple nettoyage, isolation à refaire, etc.).
Il rassure les occupants, les employés ou les clients sur la qualité des opérations de décontamination et sur la salubrité des lieux remis en service.

Nova Clean Sinistres met un soin particulier dans la rédaction de ses rapports pour qu’ils soient exploitables par tous les acteurs : assureurs, experts, propriétaires, locataires, syndics, entreprises.

Gestion administrative du sinistre avec l’aide de Nova Clean Sinistres

Au-delà du nettoyage et de la remise en état, la charge administrative d’un sinistre peut être importante : formulaires, courriers, justificatifs, relances. Un accompagnement structuré permet de gagner du temps et de limiter le stress.

Centraliser les informations et les documents

La première étape d’une bonne gestion administrative consiste à centraliser tous les éléments dans un dossier unique :

Contrat d’assurance et éventuels avenants.
Correspondances avec l’assureur, l’agent, le courtier, l’expert.
Déclaration de sinistre envoyée.
Photos, vidéos, inventaires, factures, devis, rapports d’intervention.
Notes internes, échanges avec les différents prestataires.

Nova Clean Sinistres peut aider ses clients à organiser ces documents, à identifier les pièces manquantes et à structurer le dossier autour d’un fil conducteur clair.

Suivre les échanges avec l’assurance

Dans un dossier de sinistre, plusieurs interlocuteurs peuvent intervenir :

Gestionnaire de sinistre de la compagnie d’assurance.
Expert d’assurance mandaté.
Propriétaire, locataire, syndic, bailleur social, exploitant de locaux.
Prestataires techniques (plombier, électricien, entreprises du bâtiment).

Pour éviter les pertes d’information, il est utile de consigner les dates de chaque contact, les décisions prises, les demandes de compléments, les engagements de délais. Ce suivi facilite les relances et les arbitrages lorsque les dossiers s’étalent dans le temps.

Préparer les rendez-vous clés

Certains rendez-vous sont particulièrement importants :

Visite de l’expert d’assurance sur site.
Réunions avec le propriétaire, le syndic ou le bailleur.
Réunions internes pour l’organisation de la reprise d’activité (dans le cas d’une entreprise ou d’un commerce).

Nova Clean Sinistres peut contribuer à ces étapes en préparant des synthèses techniques, des estimations de durée de travaux, des plans de phasage pour limiter l’impact sur l’activité, et en mettant à disposition ses rapports et photos.

Adapter les travaux aux contraintes opérationnelles

Pour les professionnels, la gestion administrative d’un sinistre est étroitement liée à la gestion opérationnelle :

Organisation du nettoyage et de la décontamination en horaires décalés ou par zones, pour maintenir une partie de l’activité.
Coordination avec le calendrier de l’expert et les exigences de l’assurance.
Priorisation des zones stratégiques : accueil du public, zones de production, réserves, chambres d’hôtel, espaces de soins, bureaux.

Nova Clean Sinistres s’attache à trouver un équilibre entre contraintes techniques (sécurité, hygiène, délais de séchage) et impératifs de continuité d’exploitation.

Accompagnement de Nova Clean Sinistres pour les particuliers et les professionnels

Qu’il s’agisse d’un appartement, d’une maison, de parties communes d’immeuble, de bureaux, d’un commerce ou d’un site industriel, un sinistre est un moment délicat. L’enjeu n’est pas seulement de nettoyer, mais de remettre les lieux en état dans un cadre sécurisé, conforme aux attentes des assurances et des occupants.

Pour les particuliers

Pour les particuliers, Nova Clean Sinistres apporte :

Une prise en charge rapide pour limiter les dégâts secondaires (moisissures, odeurs persistantes, dégradation des matériaux).
Des explications claires sur les étapes de remise en état et sur les interactions avec l’assurance.
Des rapports d’intervention exploitables par l’expert et la compagnie.
Des préconisations sur la sauvegarde de certains biens, le séchage de textiles, la conservation de documents, etc.

L’objectif est de remettre le logement dans un état sain et habitable, tout en facilitant la reconnaissance du sinistre par l’assurance.

Pour les entreprises et les professionnels

Pour les professionnels, l’accompagnement va au-delà des aspects techniques :

Prise en compte des enjeux d’image de marque, d’accueil du public, de respect des normes (hygiène, sécurité, secteur médical ou alimentaire, par exemple).
Coordination avec les services internes (direction, QSE, maintenance, services généraux, RH).
Élaboration de plans d’intervention compatibles avec les contraintes horaires, les pics d’activité, les impératifs contractuels.
Production de documents permettant de dialoguer efficacement avec les assurances et les experts.

Nova Clean Sinistres s’inscrit dans une logique de partenariat, en agissant comme un relais technique entre le terrain, les décideurs et les assureurs.